Wie so oft im Leben gilt: Wenn etwas funktioniert, ist es reines Glück. Und wenn es nicht funktioniert sind andere Schuld.

Und wie verhält sich das beim Forderungsmanagement/Inkasso?

Wenn unsere Kunden offene Rechnungen anmahnen müssen hat offensichtlich etwas nicht funktioniert.
Bei berechtigten Forderungen kann man die „Schuld“ durchaus dem Schuldner zuschreiben.
Wobei der Begriff „Schuld“ in epischer Tiefe diskutiert werden kann. Manchmal gibt es ja verständliche Gründe dafür:

  • Konnte der Schuldner nicht bezahlen?
  • Ist er unverschuldet in eine Notlage geraten?
  • Benötigt er Hilfe?

Wir reichen, im Namen unserer Kunden, in solchen Fällen gerne eine helfende Hand und unterstützen. Z.B. mit der Möglichkeit passender Ratenzahlungen. Dazu bedarf es einem wohlwollenden Dialog mit den Schuldnern.

Aber es gibt auch immer wieder Schuldner, die eine offene Rechnung begleichen könnten, dies aber nicht wollen. Dies können Menschen sein, die eine verkehrte Wahrnehmung haben. Die sich, auf Kosten und zu Lasten anderer, schöne Dinge gönnen und nicht einsehen, dass sie diese bezahlen müssen. Oder die grundsätzlich erst nach der letzten Mahnung bezahlen. Ohne die Mahngebühren zu übernehmen. Oder die vom Rechnungsbetrag einen unbegründeten Kleinbetrag, oft unter 10 Euro abziehen. Mit der Erfahrung, dass solche Kleinstbeträge (auch Mini-Forderungen genannt) nicht nachverfolgt werden, weil dem Lieferanten der Aufwand zu teuer ist. Was ja mit „normalen“, buchhalterischen Prozessen rein rechnerisch auch sein mag.

Solchen Forderungen gehen wir mit der gebotenen Konsequenz nach. Sachlich und fachlich korrekt und im Schreibstil freundlich, aber bestimmt. Die langjährige Erfahrung im Forderungsmanagement zeigt, dass unsere Tätigkeit selten gleich im ersten Schreiben zum Erfolg, d.h. zur Zahlung, führt. Meist bedarf es mindestens eines zweiten Schreibens. Und manchmal müssen wir auch den Klageweg einschlagen der uns zum Erfolg, bzw. in wenigen Fällen aber auch in eine Sackgasse, führt.

Unabhängig davon, ob wir mit unserer Inkasso-Dienstleistung am Ende zum Ziel kommen, oder auch feststellen müssen, dass dies mit allen uns zur verfügbaren Mitteln nicht erreicht werden kann: Vorausgegangen sind immer viele Arbeitsschritte, die bewältigt werden mussten, bis wir ein Ergebnis vorweisen können.

  • Angefangen von der Überprüfung der Rechnung, ob diese korrekt ausgefertigt und zugestellt wurde.
  • Danach die Eingabe der Daten in unser spezielles IT-System, zur lückenlosen Dokumentation unserer Arbeiten.  Sowohl dem Gläubiger, wie auch dem Schuldner gegenüber.
  • Dann gilt es die Daten von Rücklastschriften und/oder unbekannt verzogenen Schuldnern zu recherchieren. Die Überprüfung von bundesweiten Schuldnerdateien.
    • Gibt es z.B. bereits Mahnbescheide?
    • Ist ein Schuldner evtl. verstorben?
    • Wurde er gerichtlich für geschäftsunfähig befunden?
    • Alles wichtige Informationen, die erheblichen Einfluss auf die offenen Forderungen haben können.
  • Danach erfolgt der postalische Mahnversand und, wenn der Geldeingang erfolgte, diesen mit den offenen Posten vergleichen und – ganz wichtig, und für uns sehr zufriedenstellend – den Gläubigern, also unseren Kunden, ihr Geld zukommen lassen.

Und wenn alles gut geht – und glücklicherweise geht bei unserer Dienstleistung oft alles gut – ist unser Kunde am Ende dieses langwierigen Arbeitsprozesses zufrieden, nicht selten sogar begeistert. Er hat seine Forderung erhalten und hatte hierzu weder Personalaufwand, noch Anwalts- und/oder Gerichtsgebühren zu bezahlen.

Was hat unser Kunde stattdessen gemacht? Ja natürlich sein Tagesgeschäft. Das ist doch was er kann, was er möchte und was diesen erfüllt. Unsere Kunden machen also ihr „Business“, wir machen unseres. Und das ist nun mal eine innovative Inkasso-Dienstleistung zu erbringen.

Fazit: Von Glück kann man nach diesem intensiven Arbeitsablauf nicht sprechen. Der Ausgleich von Forderungen durch Schuldner ist der Lohn täglicher, konzentrierter Arbeit. Der Lohn für viel Mühe. Für viele unangenehme Gespräche mit uneinsichtigen Schuldnern. Aber auch die Belohnung dafür, wenn wir einsichtigen und unverschuldet in Not geratenen
Menschen helfen konnten. Wenn wir solche Erfolgserlebnisse haben, sprechen wir davon, mit diesen Schuldnern Glück gehabt zu haben.

Alles andere hat mit Glück nichts zu tun. Es ist mühevolle Arbeit – von denen unsere Kunden profitieren.