In den Finanzbuchhaltungen der Unternehmen stellt das Rechnungswesen – und damit verbunden die Verwaltung offener Forderungen – keine allzu beliebte Abteilung dar.
Stupide, langweilig, jeden Tag dieselben Vorgänge. So ist die Meinung vieler Arbeitnehmer, aber auch vieler Unternehmer. Dabei handelt es sich bei dieser Abteilung um mit die wichtigste in jedem Betrieb. Ist sie doch verantwortlich dafür, dass die Vergütung der guten Dienstleistungen und/oder Produkte, die im Vorfeld erbracht wurden, seitens der Kunden honoriert wird.
Viele kleinere Betriebe leiden finanziell nicht an mangelnden Umsätzen, sondern an der nicht konsequenten Rechnungsstellung. Durch konsequente Rechnungsstellung wird aber die Liquidität eines Unternehmens sichergestellt. Und somit die Existenz des Unternehmens gewährleistet.
Deshalb ist es von so großer Bedeutung, sich dem Rechnungs- und Mahnwesen mit genügend Personal- und Zeitkapazitäten, konsequentem Handeln und einem immer aktuellen Fachwissen zu widmen.
Sollten diese Ressourcen innerbetrieblich selbst nicht zu leisten sein, müssen diese existentiellen Aufgaben extern an Spezialisten vergeben werden. An Unternehmen, die sich konsequent und ausschließlich um das wichtige Forderungsmanagement kümmern.
Was ist Forderungsmanagement?
Darunter versteht man die zeitnahen, konsequenten und immer wiederkehrenden Rechnungsstellungen, mit – wenn nötig – anschließendem professionellen Mahnwesen.
Das Ziel jedes Unternehmens muss es sein, das geleistete Arbeiten nicht nur perfekt erbracht, sondern dass die Rechnungen zur Begleichung der Arbeiten unverzüglich gestellt werden. Um kurzfristig Zahlungsausfälle zu vermeiden und langfristig die Liquidität des Unternehmens – und somit das Unternehmen insgesamt – zu sichern. Das ist die erste Stufe eines Insolvenzschutzes, wie er in jedem Unternehmenshandbuch definiert werden sollte.
Zu diesen Aufgaben gehört auch die Kunden rechtzeitig und mit all der gebotenen Klarheit in der Formulierung, an die Bezahlung der offenen Forderung zu erinnern. Und, wenn nötig, in einem weiteren Schritt die Rechnung anzumahnen. Immer unter Einhaltung gesetzlicher Fristen, die aber nicht allzu großzügig ausgelegt werden sollten. Wenn die Rechnungstellung, aber auch die Erinnerung und die Mahnungen zeitlich nahtlos und aufeinander abgestimmt erfolgen, kann das Unternehmen auch mit einer laufenden Liquidität kalkulieren und ihren eigenen Zahlungsverpflichtungen jederzeit geregelt nachkommen. Das ist purer Unternehmensschutz.
Was tun, wenn alle Maßnahmen nicht greifen?
Das Ziel dieser Maßnahmen ist klar definiert: Bereits bei der Auftragsanbahnung das Risiko eines Zahlungsausfalls reduzieren. Im Idealfall auf 0. So muss z.B. bereits beim Kundenauftrag darauf geachtet werden, ein bestimmtes Zahlungsziel zu vereinbaren. Dieses kann – je nach Kundengruppe und -Klasse – unterschiedlich ausfallen. Es muss dem Kunden aber immer unmissverständlich auf der Rechnung mitgeteilt werden.
In den seit Jahren anhaltenden Zinstief Phasen kann man die Kunden sehr gut mit 2% Skonti bei Zahlung innerhalb z.B. 10 Tagen überzeugen, diese Rechnungszahlung unverzüglich zu leisten.
Bei Neukunden und oder besonders großen Aufträgen sollte im Vorfeld immer die Bonität des Kunden überprüft werden. Notfalls ist der Verzicht auf einen Auftrag manchmal rentabler, wie das Ausführen des Auftrags, um dann den Rechnungsbetrag ausbuchen zu müssen.
Wir, die Baden Collect GmbH in Freiburg, beraten und unterstützen unsere Kunden jederzeit, damit sie uns möglichst wenig in Anspruch nehmen müssen. Unser erklärtes Ziel ist es, dass wir unseren Kunden qualifiziert so engagiert unterstützen, damit es möglichst selten zu Zahlungsausfällen kommt. Forderungsmanagement zum Wohle aller Beteiligten.